Kritische controles op adresvoering en vestigingsadressen bij Oprichten BV
Onthullingen door Follow the Money in het artikel Notarissen schrijven te makkelijk honderden spook-bv’s in op woonadressen dat gaat over de inschrijving van zogenaamde 'spook-bv's' op woonadressen in Nederlandse steden zoals Amersfoort en Amsterdam, hebben aanzienlijke bezorgdheid gewekt over de ‘fouten’ van sommige notarissen en juridische dienstverleners die dienen als tussenpersoon, ook wel legal-techbedrijven genoemd.
Deze postbusbedrijven zijn vaak niet fysiek aanwezig op de geregistreerde adressen en dienen mogelijk voor frauduleuze doeleinden zoals witwassen. In dit blog leest u waar en hoe het mis kan gaan, en leest u hoe Oprichten BV er alles aan doet om dit soort misstanden te voorkomen.
Adrescontroles door Oprichten BV Onafhankelijk notariskantoor
De rol van notarissen en juridische dienstverleners
Volgens het artikel faciliteren sommige notarissen en juridische dienstverleners de oprichting van deze brievenbusfirma’s door geen adequate controles te hanteren op adresvoering en vestigingsadressen die door hun cliënten worden opgegeven, waardoor op bepaalde adressen honderden van dergelijke spookbedrijven kunnen worden geregistreerd. Dit gebrek aan controle en toezicht heeft geleid tot kritiek op de verantwoordelijkheden en ethiek binnen de sector.
Oprichten BV: een integer beleid in overeenstemming met de wetgeving
Oprichten BV probeert juist zoveel mogelijk te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van een ‘spookadres’ als vestiging voor een BV. Vooropgesteld: wij werken volledig zelfstandig en hebben geen banden met legal-techbedrijven. Daar komt bij dat we ons onverminderd inzetten om de integriteit van onze diensten te waarborgen.
Het artikel van Follow the Money wekt de suggestie dat sommige notarissen en legal-techbedrijven minder strikt zijn in hun naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Of dat daadwerkelijk zo is, wagen wij te betwijfelen. Wij kunnen uiteraard niet oordelen over de uitvoering van het werk en de daarbij behorende wettelijke taken door de hiervoor bedoelde notarissen en legal-techbedrijven, maar in ieder geval durven we wel te zeggen dat wij ons bij Oprichten BV houden aan een strikt en alert beleid van compliance.
Waar gaat het mogelijk mis in de samenwerking tussen notariskantoren en legal-techbedrijven?
In het artikel van Follow the Money verdedigen woordvoerders van twee legal-techbedrijven hun positie door te stellen dat het uiteindelijk de verantwoordelijkheid is van de notaris om de Wwft-verplichtingen te controleren, hoewel ze claimen de notaris hierin zoveel mogelijk proberen te ondersteunen.
Op basis van deze stellingen klinkt een samenwerking met een legal-techbedrijf voor een notariskantoor als een goede keuze, want de notaris wordt daardoor immers ondersteund in het filteren van ondernemers met foute plannen. Maar in de praktijk blijkt dit soms toch anders. Uit het artikel van Follow the Money blijkt onder andere dat meerdere ondernemers met foute plannen gewoon een spook-bv kunnen oprichten bij bepaalde notariskantoren die samenwerken met legal-techbedrijven. Als zo’n ondernemer zowel door het legal-techbedrijf als door de notaris er niet uit gefilterd wordt, kloppen de claims van de woordvoerders van de bedoelde legal-techbedrijven dan wel? En waar gaat het mogelijk mis in de samenwerking tussen sommige notariskantoren en legal-techbedrijven? Hieronder benoemen we vijf mogelijkheden die dit probleem kunnen veroorzaken.
#1 Verkeerde verwachtingen
Notariskantoren verwachten ten onrechte dat legal-techbedrijven alle frauduleuze cliënten al filteren, waardoor ze minder strikte controles toepassen.
#2 Misinterpretatie van verantwoordelijkheden
Notariskantoren begrijpen hun eigen verantwoordelijkheden niet goed en denken ten onrechte dat legal-techbedrijven alle due diligence moeten verrichten.
#3 Verminderde alertheid
Verminderde waakzaamheid zorgt dat waarschuwingssignalen van potentiële fraude of onregelmatigheden over het hoofd worden gezien.
#4 Marktdruk
Notariskantoren en legal-techbedrijven werken door marktdruk sneller en minder zorgvuldig om kosten te besparen en hun concurrentievoordeel te behouden.
#5 Gebrekkige samenwerking
Er is onvoldoende communicatie en samenwerking tussen notariskantoren en legal-techbedrijven, waardoor niet alle noodzakelijke informatie wordt gedeeld.
Oprichten BV vermijdt al deze valkuilen
In tegenstelling tot de uitdagingen die naar voren komen in de samenwerking tussen sommige notariskantoren en legal-techbedrijven, staat Oprichten BV sterk in zijn unieke aanpak die deze valkuilen vermijdt. Doordat wij niet samenwerken met legal-techbedrijven:
- houden we onszelf alert;
- weten we tot in detail waar we verantwoordelijk voor zijn;
- weten we precies wat er van ons verwacht wordt;
- verloopt de communicatie altijd zonder gebreken;
- beheren we alle aspecten van de oprichtingsprocedure zelf.
Dit alles geeft ons volledige controle over de nauwkeurigheid en integriteit van elke stap.
Zorgvuldige controle van al onze cliënten
Het controleproces van Oprichten BV is ontworpen om integriteit en nauwkeurigheid te waarborgen, waardoor we ons kunnen onderscheiden in de markt als onafhankelijk notariskantoor.
“Wij zijn zeer kritisch op de adresvoering en zeer alert op het hanteren van vestigingsadressen die door onze cliënten worden opgegeven.”
– Jeroen van der Weele (Notaris bij Oprichten BV)
Hoe wij omgaan met adresvoering en vestigingsadressen
Adresvoering: Oprichten BV voert een grondige controle uit van de adressen die door onze cliënten worden opgegeven. We proberen zoveel mogelijk ons ervan te verzekeren dat de opgegeven vestigingsadressen legitiem zijn. Maar als notaris kunnen we natuurlijk niet alles zien: de ondernemer kan namelijk direct na de oprichting en inschrijving in het handelsregister het adres zelf wijzigen. Op dat proces heeft de notaris geen controle. Die verantwoordelijkheid berust dan volledig bij anderen, bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel.
Vestigingsadressen: elk vestigingsadres ondergaat een uitgebreid verificatieproces om te bevestigen dat het een geldig en operationeel adres betreft.
Oprichten BV houdt de regie in eigen handen
Door onze volledige onafhankelijkheid binnen de sector en door geen samenwerkingen te hebben met legal-techbedrijven waarvan onduidelijk is of ze nou wel of niet onder de Wwft vallen, houden we bij Oprichten BV de regie in eigen handen. Dit maakt het voor ons mogelijk om een zo strikt en zo integer mogelijk beleid te voeren voor wat betreft de adresvoering en om nauwgezet alle vestigingsadressen die door onze cliënten worden opgegeven te controleren.
Geen twijfel mogelijk: de diensten van Oprichten BV vallen onder de Wwft
Omdat wij een onafhankelijk notariskantoor zijn, hebben we de rol van zowel juridische dienstverlener als notaris. Als u dus bij ons kiest om een BV op te richten, dan weet u precies waar u aan toe bent:
1. Geen tussenpersonen
Bij Oprichten BV handelt u alles direct af met ons notariskantoor voor de oprichting van uw BV. Wij betrekken geen andere partijen bij dit proces.
2. 100% duidelijkheid; 0% twijfel
Voor al onze cliënten is het overduidelijk dat wij onder de Wwft vallen. Hierdoor bent u er bij ons ook zeker van dat onze diensten volgens de wetgeving verlopen en er geen twijfel mogelijk is over onze integriteit als notariskantoor. Wij geloven dat een ethische bedrijfsvoering en grondige due diligence de sleutel zijn tot het onderhouden van de integriteit van het Nederlandse handelsregister.
3. Direct contact met een notaris
Van het eerste tot het laatste moment heeft u direct contact met een notaris van Oprichten BV. Dit zorgt voor een persoonlijke en efficiënte afhandeling van uw oprichtingsproces.
4. Vertrouwelijker en gebruiksvriendelijker proces
Doordat u rechtstreeks met onze notarissen werkt, zonder tussenkomst van derden, is ons proces niet alleen vertrouwelijker, maar ook gebruiksvriendelijker.
5. U behoudt alle controle
U heeft te allen tijde de complete controle over de oprichting van uw BV. Bij Oprichten BV bent u niet afhankelijk van een tussenpersoon:
- om beslissingen te nemen;
- om informatie door te geven aan de juiste mensen;
- aan wie u zonder goede reden een volmacht moet geven voor de oprichting.
6. Geen extra stappen of omwegen
Alle benodigde informatie verstrekt u altijd direct aan uw persoonlijke notaris van Oprichten BV, zonder extra stappen of omwegen. Dit maakt het proces overzichtelijk en eenvoudig.
Transparantie en compliance
Bij Oprichten BV begrijpen we al sinds onze eigen oprichting het belang van transparantie en naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). We zijn zeer kritisch op de adresvoering en volgen strikte procedures om te voldoen aan de Wwft-regelgeving.
Oprichten BV: een duidelijk en ethisch voorbeeld binnen de sector
Het nieuwsartikel van Follow the Money heeft vragen opgeroepen over de ‘fouten’ die gemaakt worden binnen het notariaat en de juridische dienstverlening in Nederland. Dat de oprichting via legal-techbedrijven in het kader van de vestigingsadressen soms te makkelijk misgaat, durven wij niet te onderschrijven. We kunnen immers niet alles voorkomen. In ieder geval streven we bij Oprichten BV naar de hoogste normen van integriteit en compliance.
We zijn proactief in het voorkomen van misbruik van het systeem en zetten ons in om ervoor te zorgen dat alle bedrijven die wij helpen oprichten, legitiem zijn. Onze onafhankelijke werkwijze en kritische controles van onze cliënten met betrekking tot hun adresvoering, stellen ons in staat om een duidelijk en ethisch voorbeeld te zetten binnen de sector.
Heeft u nog vragen? Oprichten BV helpt u waar nodig
Voor meer informatie over onze werkwijze of als u vragen heeft over het oprichten van een BV (met bezoek aan ons notariskantoor of volledig digitaal vanuit huis), kunt u contact met ons opnemen via 0320 289 460 of via onderstaand contactformulier. We helpen u graag!